Comment gérer la communication CSE ?

Vous mettez en place un comité économique et social mais vous n’êtes pas un expert de la communication ? Nous vous donnons les clés pour une communication CSE pertinente et efficace.

Plan de communication, identité visuelle, médias à privilégier… comprenez les bases de la communication pour engager vos bénéficiaires dans les actions de votre comité !

Le plan de communication du CSE

La régularité, la clé du succès

En tant qu’élu du comité social et économique, vous devez vous organiser pour communiquer régulièrement. Arrêtez un calendrier éditorial tenable en fonction de vos heures de délégation.

La communication est un exercice de régularité, il fonctionne sur la base de rendez-vous avec vos bénéficiaires. Soyez réaliste et privilégiez la qualité à la quantité. Vos collègues n’attendent pas de vous une présence de chaque instant, mais imposez vous une rigueur si vous voulez ne pas les perdre.

Le travers commun est d’être très actif à des moments clés de l’année et de se faire tout petit pendant les périodes creuses. Mais une action pérenne et efficace ne se construit pas qu’à la rentrée, Noël et pour la nouvelle année. Ponctuez votre action de communication tout le long de l’année. C’est de cette façon que vous construirez un lien solide avec vos ayants-droit.

Malheureusement, si vous ne communiquez pas pendant trop longtemps, vous ruinerez tout le travail effectué lorsque vous étiez actifs.

 Un planning des messages

Maintenant que vous avez en tête l’importance de la régularité, déterminez la fréquence qui vous correspond afin de distribuer vos messages dans le temps. Posez tous les sujets que vous voulez aborder avec vos cibles et répartissez-les.

Commencez par établir votre calendrier éditorial en amont pour éviter le syndrome de la page blanche.

Pensez en outre à désigner en avance le ou les élu(s) chargés de la communication pour le compte du CSE. La communication est une matière qui ne s’improvise pas et qui nécessite quelques connaissances et compétences. Ainsi, des notions en graphisme sont les bienvenues et un français irréprochable est nécessaire.

Enfin, limiter le nombre d’élus affectés à la communication assurera l’homogénéité de votre message. Vous serez sûr de ne pas vous éparpiller et de garder le cap que vous aurez déterminé.

Le message du CSE

La communication du Comité Social et Économique est étroitement liée à ses missions et son action. Le CSE a beaucoup de combats à mener et autant de thèmes à développer.

Un socle minimum de communication vous incombe en tant qu’élu du comité. Certaines communications sont obligatoires, notamment la publication de procès-verbaux etc. Pour le reste, vous êtes complètement libres.

Gardez bien en tête que la communication n’est pas forcément descendante. Les ayants-droits ont également des choses à faire remonter. Aussi, vous devez pour organiser pour leur faciliter la tâche.

Les cibles de communication du CSE

Ce qui rend la communication du CSE complexe a priori, c’est la multiplicité de cibles. Vous devez adresser simultanément :

• les salariés ;
• la direction ;
• et les autres représentants du personnel.

1. COMMUNIQUER AVEC Les salariés

Les collaborateurs sont évidemment la cible principale de communication. C’est pour eux que vous œuvrez donc vous devez leur rendre compte de vos actions.

2. COMMUNIQUER AVEC La direction

Le comité social et économique travaille en étroite collaboration avec la direction de l’entreprise. Pour la bonne marche de l’institution, il doit y avoir des échanges entre vous et les dirigeants. Vous devez l’informer en cas de répartition entre élus de vos heures de délégation par exemple.

3. COMMUNIQUER AVEC Les représentants du personnel

Le passage au CSE a engendré le regroupement de plusieurs institutions. Chaque élu ayant un champ de compétences qui lui est propre, l’information doit circuler de manière fluide entre les membres. Communiquer entre élus vous permettra de gagner en efficacité au quotidien et sur le long terme.

Les médias à disposition du CSE

L’époque du tableau d’affichage est définitivement révolue ! Avec l’évolution des modes de travail, il n’a plus la cote. Et pour cause : pas assez accessible à l’ensemble de vos collègues, il ne répond plus à sa mission d’information.

Faites entrer votre CSE dans une nouvelle ère en passant au numérique ! Le digital offre des réponses bien plus efficaces que les solutions traditionnelles.

L’intranet de communication CSE

Les sites personnalisés pour CSE sont des outils précieux que nous vous conseillons. Ces plateformes de communication à part entière sont idéales pour créer un lien privilégié avec vos bénéficiaires.

L’intranet est un site entièrement dédié à votre comité. Personnalisé à votre l’image, ce média permet de regrouper en un seul endroit toutes les informations relatives au CSE. Soyez vigilants au cahier des charges lorsque vous mettez en place cet outil. Parce qu’il deviendra votre vitrine et votre canal de prédilection, il doit être facile d’accès, pratique à utiliser pour vous comme pour les bénéficiaires, mais aussi agréable visuellement !

Que vous développiez ce canal en interne ou que vous ayez recours à un prestataire externalisé, paramétrez votre intranet pour en faire un outil très complet. Il permet de :

• promouvoir votre action via des articles et des actualités mises à jour régulièrement ;
• organiser les activités sociales et culturelles de manière fluide via un calendrier d’événements ;
• proposer un catalogue d’avantages préférentiels ou de ventes privées ;
• créer et pousser des communications par email ;
• offrir un annuaire ouvert à tous qui facilite les interactions ;
• fournir une messagerie instantanée pour promouvoir la communication interne ;
• sonder l’ensemble de vos collaborateurs en toute simplicité ;
• présenter votre équipe et afficher les contacts des représentants du personnel ;
• partager des documents destinés aux bénéficiaires ou entre élus.

Finalement, l’intranet offre un très large panel de modules pour répondre à tous les besoins du comité social et économique.

Il s’avère très utile à la fois en tant que vecteur de communication à l’égard des équipes mais aussi de facilitateur entre les membres du CSE. Ce dernier point n’est pas négligeable avec la réforme des IRP qui rassemble toutes les entités. C’est d’autant plus vrai que, dans un souci d’autonomie et d’indépendance, les élus ont tout intérêt à se détacher de l’usage de leur adresse email professionnelle dans le cadre de leur mandat d’élu.

Les newsletters CSE

Incontournable dans le quotidien des salariés français, l’emailing est devenu un canal privilégié. Les newsletters sont parfaites pour nouer une relation basée sur la régularité.

Utilisez-les pour partager vos actualités, proposer des bons plans, communiquer sur vos actions… Vous pouvez aussi profiter des newsletters pour rediriger les équipes vers l’intranet de communication.

En outre, l’intérêt de l’emailing est qu’il offre de larges possibilités en termes de suivi. Vous pouvez faire des tests pour déterminer ce qui intéresse vos collègues et ajuster vos communications au fil de l’eau. Le taux d’ouverture ainsi que le taux de clics dans vos emails sera fonction de la pertinence de vos contenus aux yeux des ayants-droit.

De même, suivre la portée de vos communications vous permettra de constater l’évolution de l’engagement des collaborateurs. Si vous avez établi une ligne éditoriale avec une stratégie de contenus pertinente, la popularité de vos newsletters devrait être croissante : vous emporterez progressivement l’adhésion des salariés à vos actions.

Vous ne pouvez cependant pas vous reposer uniquement sur les newsletters parce que les boites email deviennent de plus en plus saturées.

Le problème de ce canal c’est que la direction n’est pas dans l’obligation de fournir au comité social et économique l’adresse email de vos collègues.
De même, ce média peut poser problème dans les entreprises dans lesquelles chacun ne dispose pas d’une adresse professionnelle. Collecter l’adresse email personnelle de chacun peut s’avérer complexe et chronophage.
En fin de compte, privilégiez les newsletters si le contexte de votre structure le permet.

Les autres médias

1. Le tableau d’affichage

Nous le disions, le panneau d’affichage, bien qu’historique, n’est plus une solution viable. Si vos collègues sont étalés sur plusieurs sites, si certains sont en télétravail ou en déplacement ou s’il n’est pas placé dans un endroit stratégique, ce support ne sera pas consulté.

Le second inconvénient du tableau est qu’il est limité. Comment déployer votre stratégie de communication sur un simple pan de mur ? Vous aurez du mal à hiérarchiser vos informations, mettre en avant des sujets, consulter vos collaborateurs, publier les comptes rendus, présenter votre équipe etc. sur un seul support.

Si vous hésitez encore, reconnaissez que le panneau d’affichage est difficilement actualisable. Vous risquez d’accumuler les informations et perdre votre audience.

2. Le journal interne

Si vos collègues sont habitués à un recevoir un journal interne de l’organe de communication interne, le journal interne est une bonne option. Il vous permettra de garder un lien avec votre communauté sur un support qui se veut agréable et pratique à consulter.

En revanche, le support papier s’accompagne de plusieurs contraintes. La plus évidente est le coût, cependant, si vous avez suffisamment de budget de fonctionnement, n’hésitez pas. De plus, sa réalisation peut s’avérer chronophage (a fortiori si vous ne disposez pas de cette expertise dans l’équipe du CSE), d’autant plus qu’il doit paraître régulièrement.

Peut-être pouvez vous négocier avec l’organe de communication interne pour disposer d’un espace dédié au CSE ?

3. Le livret d’accueil

Si vous le pouvez, organisez vous pour remettre un support papier à l’arrivée d’un collaborateur. C’est l’occasion de présenter les élus, orienter vers vos médias de communication, détailler les prestations du CSE… Le pendant négatif d’un tel document c’est qu’il peut vite devenir obsolète. Tenez le à jour si vous voulez vous en servir.

En somme, c’est un média pertinent mais il est accessoire à d’autres supports de communication CSE. Dans tous les cas, il peut être réalisé sous format dématérialisé et envoyé par email ou consultable en ligne, sur un intranet par exemple.

Des astuces pour la communication CSE

L’identité visuelle du CSE

Rendez votre CSE reconnaissable en un coup d’œil en adoptant une véritable identité visuelle. Avant toute chose, créez votre propre logo et accolez-le à chacune de vos communications : impact garanti !

Pour concevoir votre logo, vous pouvez décliner le logo de l’entreprise (avec son accord) ou créer une identité de toutes pièces pour vous en démarquer.

L’homogénéité de vos supports est la clé d’une identité visuelle réussie.

Pensez ensuite à sélectionner une palette de couleurs que vous déclinerez sur vos différents supports ainsi que des typographies à utiliser en priorité.

Doter votre comité d’une identité visuelle distinctive, c’est également une manière de le moderniser.
Effectivement, aujourd’hui les institutions représentatives du personnel sont encore rarement au point en matière de communication et notamment d’identité visuelle. En fait, le CSE pourvu d’une identité marquée va se distinguer et paraîtra moins archaïque, plus proche de la réalité des travailleurs français.
Par ailleurs, l’image prend une part très importante dans la société et prendre soin de celle de votre CSE contribue en filigrane à démontrer le soin que vous portez à vos actions d’élus.

Le ton du CSE

Votre comité social et économique doit définir une fois pour toutes une manière de s’adresser à vos ayants-droit.

Choisir un ton et s’y tenir participera à assurer aux bénéficiaires comme à la direction que vous maîtrisez votre action. De cette manière, vous montrez que vous disposez d’une véritable expertise et que vous savez où vous emmenez le CSE. En effet, il ne suffit pas d’agir : vous devez aussi le leur prouver si vous voulez les convaincre.

Le ton que vous choisissez doit correspondre à la fois au contexte de votre société mais aussi à la démarche de votre comité. La communication étant le prolongement de votre action, vous devez les faire coïncider.
En fonction de la population de votre entreprise, des attentes des équipes vis-à-vis du CSE et de votre positionnement, vous n’adopterez pas le même discours ni les mêmes mots.

Suivant le contexte, vous pouvez opter pour la proximité ou adopter un ton plutôt engagé, faire souffler un vent de changement ou prôner une politique sociale rassurante. En somme, vous êtes libres mais tâchez de rester constants.

En conclusion, la communication CSE est accessoire à l’action des élus mais indispensable pour emporter l’adhésion des ayants-droit.

Le droit à l’information est obligatoire en vertu du droit constitutionnel de participation des travailleurs à la détermination de leurs conditions de travail et à la gestion de l’entreprise. C’est pourquoi, en tant que représentants du personnel, vous devez être vigilants à la la façon dont vous communiquez.

Vous disposez désormais de bonnes bases, à vous de jouer !