Cet article répondra à toutes vos questions :

  • Quand faire la première réunion du CSE ?
  • Quel est l’ordre du jour de la première réunion du CSE ? Qui le fixe ?
  • Qui participe à cette réunion ?
  • Comment le secrétaire et le trésorier du CSE sont-ils nommés ?
  • Quelles informations sont communiquées ?

Les membres de votre CSE ont été élus ? Félicitations ! Prochaine étape : tenir la toute première réunion du comité dès que possible.

Celle-ci sera un peu particulière car elle marque une passation de pouvoir entre les instances de représentations précédentes et la nouvelle promotion de titulaires, amenée à hériter de toutes les responsabilités. La liste des sujets à aborder et des décisions à voter est donc de taille, et varie selon des effectifs de l’entreprise.

Comment faut-il l’organiser ? Et quels sujets doivent être portés à l’ordre du jour ? Suivez notre feuille de route pour vous y retrouver.

Avant la première réunion du CSE

En l’absence temporaire d’un secrétaire, il revient à l’employeur seul, président du CSE, de fixer l’ordre du jour de cette première réunion et de préparer toute la documentation nécessaire aux élus. C’est pourquoi il est recommandé aux titulaires de se concerter lors d’une réunion préliminaire afin de déterminer quels sujets seraient à discuter en cet événement un peu particulier !

Une fois l’ordre du jour établi, l’employeur convoque toutes les parties prenantes de cette première réunion : les élus titulaires et le représentant syndical au CSE.

Notre conseil

Les rôles de secrétaire adjoint, de trésorier adjoint ou encore de membre aux commissions sont attribués lors de cette première réunion, rôles auxquels les élus suppléants peuvent prétendre. Nous recommandons donc de les y convier, même s’ils n’assisteront pas aux autres réunions du CSE par la suite, à moins d’effectuer un remplacement de titulaire ou d’avoir remporté une fonction.

De même, il est recommandé de convoquer à cette première réunion :

  • Le médecin du travail ;
  • L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
  • Le responsable interne de la sécurité et des conditions de travail ;
  • L’agent des services de prévention de la Sécurité sociale.

 

 Ces acteurs ne participeront au cours du mandat qu’aux réunions portant sur leurs champs d’expertise (les conditions de travail et la sécurité), mais le CSE gagne à ce que tous ses interlocuteurs soient renseignés sur son fonctionnement.

Globalement, cette première réunion a pour objectifs d’organiser une transition aussi sereine qu’efficace entre les instances sortantes et entrantes, de composer le bureau et d’établir la feuille de route pour les quatre prochaines années – moins si un accord collectif l’a négocié.  

À noter : en cas d’ordre du jour trop volumineux, il possible de traiter les sujets les plus urgents (composition du bureau, transmission des documents de l’instance sortante) et d’aborder les restants lors de séances ultérieures.

La constitution de l’instance

L’une des actions les plus importantes à réaliser au cours de cette première réunion est de composer le bureau du CSE en élisant le secrétaire et le trésorier parmi les membres titulaires (article L2315-23 du Code du travail), ainsi que leurs adjoints si nécessaire.

Ils sont nommés à condition d’obtenir les suffrages d’une majorité des membres de l’instance présents, à main levée ou à bulletins secrets – le président ne dispose pas d’une voix prépondérante ! La majorité absolue est requise si un seul candidat se présente à la fonction, même si plusieurs tours doivent se succéder pour cela. En cas d’égalité, le candidat le plus âgé l’emporte.

Le comité social et économique étant une personne morale, car doté d’une personnalité civile qui l’autorise à gérer un patrimoine (article L2315-23 du Code du travail), il doit nommer quelqu’un pour le représenter légalement sur le plan juridique (signature des contrats, des courriers). Il s’agit le plus souvent du secrétaire, puisque son rôle le conduit par nature à traiter les questions administratives, mais il est possible de confier cette tâche à un autre titulaire.

De même, l’élection du trésorier mène au sujet de la gestion des comptes bancaires du CSE : quels moyens de paiement rattachés ? Quels accès accordé à certains membres du comité ? Des questions auxquelles il faudra répondre !

Les autres fonctions au sein du comité

Cette réunion est également l’occasion de désigner son ou ses représentants de proximité si l’accord majoritaire le stipule. Quant au référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, il doit être désigné parmi les membres du CSE sous la forme d’une résolution adoptée à la majorité (article L2315-32 du Code du travail).

D’après l’article L2312-72 du Code du Travail, des membres du comité social et économique, représentatifs de chaque collège électoral, siègent aux réunions du conseil de surveillance ou du conseil d’administration si l’entreprise en dispose. Cette première séance du CSE est l’occasion de les nommer !

Composer le CSE central

Si au moins deux établissements distincts appartiennent à une structure, l’instauration d’un comité social et économique central (CSEC) s’impose. Le protocole d’accord préélectoral (PAP) conditionne la désignation de ses membres en prenant en compte le nombre des collèges et leur composition. Si le PAP ne statue pas sur ces nominations, il revient à la DIRRECTE d’arbitrer.

Important : le montant du budget de fonctionnement alloué au CSEC sera à fixer par un accord avec les CSE d’établissements (CSEE). La gestion des activités sociales et culturelles revient d’ordinaire aux CSEE mais une convention peut en acter le transfert au CSE central.

La formation des différentes commissions du CSE

Selon les effectifs de l’entreprise, il convient de former plusieurs commissions dont certains élus seront membres. À plus de 300 salariés, il faudra désigner les membres des commissions suivantes :

  • La commission sur l’égalité professionnelle ;
  • La commission formation ;
  • La commission information et aide au logement ;
  • La commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).

Cette dernière est formée à la demande de l’inspecteur du travail.

Les entreprises comptant plus de 1000 salariés nomment également des membres du comité à la commission économique.

Quant à la commission des marchés, elle n’est en place que dans les structures répondant au moins à deux de ces trois caractéristiques :

  • 3,1 millions d’euros de ressources annuelles ;
  • 1,55 million d’euros de total de bilan ;
  • 50 salariés à la clôture d’un exercice.

Le bilan du comité sortant

Cette première réunion marque la passation de relais entre les instances sortantes et le nouveau comité, organisée par l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier.

Ils dressent le bilan de leur gestion, notamment concernant les attributions économiques et les activités sociales et culturelles (ASC), et diffusent les documents de nature à instruire les élus des mesures prises et engagées par le comité.

L’article 9 VI des ordonnances Macron dispose que toutes les instances vouées à être remplacées établissent lors d’une ultime réunion des élus les conditions de transfert de leurs biens au nouveau CSE : créances, dettes éventuelles, outils informatiques, etc. La réunion permet ainsi aux porte-paroles de l’ancienne instance de communiquer les affectations décidées, et aux élus de les accepter ou de les modifier, par un vote.

Le CSE peut par exemple décider de ne pas reconduire l’assurance responsabilité civile (si elle expire prochainement) pour en contracter une nouvelle, plus conforme à leurs attentes.

À noter : si votre entreprise instaure une commission CSSCT, il peut être pertinent d’inviter le secrétaire de l’ancienne commission hygiène, santé et condition de travail (CHSCT). Il pourra partager avec les élus un état des lieux des actions engagées.

Rappel des attributions et du fonctionnement du CSE

Il convient de rappeler aux nouveaux élus les pratiques de fonctionnement du comité afin que tous ses membres en partagent la même vision et qu’aucune interrogation, ni doute, ne soit laissé en suspens :

  • La durée du mandat ;
  • Le calendrier et la fréquence des réunions ;
  • Le délai de consultation du CSE (un mois maximum, deux en cas d’expertise en cours, trois si les CSE d’établissements et le CSE sont consultés) ;
  • Le principe de suppléance ;
  • Les moyens mis à disposition (local, matériel, tableau d’affichage, agenda social, etc.) ;
  • Le calendrier des consultations annuelles obligatoires (politique sociale de l’entreprise, sa situation financière et économique, conditions de travail et emploi, orientations stratégiques) ;
  • Un rappel des obligations du CSE en matière d’information des salariés ;
  • Le montant des budgets de fonctionnement et des œuvres sociales, et leur date de versement ;
  • Les modalités de formation des élus.

La question des heures de délégation à disposition des élus titulaires pour accomplir leurs missions est à aborder en profondeur afin que chacun sache comment les utiliser (mutualisation, annualisation, cas d’utilisation). Les membres du CSE doivent avoir une pleine compréhension des principes de liberté d’utilisation et de déplacement de ce crédit.

En l’absence d’un accord majoritaire, l’article L2312-57 du Code du travail exige de l’employeur qu’il constitue une documentation économique et financière à partager aux élus au maximum un mois après l’élection du CSE. Cette documentation comporte :

  • La forme juridique de l’entreprise et son organisation ;
  • Les perspectives économiques de l’entreprise ;
  • La position de l’entreprise si elle fait partie d’un groupe ;
  • La position de l’entreprise dans la branche d’activité à laquelle elle appartient, le cas échéant ;
  • La répartition du capital entre les actionnaires détenant plus de 10% du capital, si l’employeur dispose de ces informations.

Enfin, l’employeur pourra présenter aux élus le fonctionnement de la base de données économiques et sociales (BDES), son contenu ainsi que les modalités de consultation et de mise à jour.

Établir le règlement intérieur du CSE

Dernière étape-clé de la première réunion du CSE, et des moindres, l’établissement du règlement intérieur (RI) auquel les membres du comité auront à se référer pour accomplir leurs missions, voter des résolutions, affronter tout problème, et plus généralement pour interagir avec les salariés (Article L. 2315-24 du Code du travail).

Il arrive que la direction soumette à l’attention du comité une proposition de règlement intérieur. Toutefois, il ne s’agit pas de voter immédiatement son adoption. Les membres du comité doivent prendre le temps d’examiner toute proposition avant de s’engager.

La consultation d’un éventuel accord de mise en place du CSE et du protocole d’accord préélectoral pourra les y aider, car ils contiennent généralement de premières clauses destinées à intégrer le règlement intérieur. Les membres du CSE ont toute liberté pour constituer le RI car la loi ne prodigue aucune consigne. Le seul mot d’ordre : ne pas outrepasser les attributions légales du comité et en respecter le fonctionnement.

 

Sacré programme donc que celui de la première réunion du CSE, destiné à façonner le comité qui représentera les salariés pour les années à venir. Le suivi d’un ordre du jour clair et logique ne pourra que vous garantir l’efficacité de cette passation de flambeau au service de l’avenir.